E-Defter
E-Defter
Dijitalleşmenin ve teknolojik gelişmelerin büyük bir hız kazandığı 2000’ler sonrası dönemde, devlet kurumları da çeşitli hizmetlerin hem daha hızlı gerçekleştirilebilmesi hem de daha hızlı kontrol edilebilmesi adına birçok dijital uygulamayı devreye soktu. Türkiye’de özellikle 2010 sonrası dönemde bu anlamda yaşanan büyük değişikliklerle birlikte, ticari faaliyet gösteren kurum ve kuruluşların çeşitli kayıtlarının gerçekleştirilip kontrol edilmesinde birçok kolaylık söz konusu olmaya başladı. Gerek vatandaşların ve gerekse işletme sahiplerinin çeşitli yönlerden işlerini kolaylaştıran bu dijital olanaklardan birisi de e-defter olarak gösterilebilir. Genel itibarıyla büyük defter olarak da bilinen defter-i kebir ve yevmiye defterlerinin dijitalleşmesi adına geliştirilmiş olan bu uygulama, firmaların kayıt altında tutmak zorunda olduğu tüm parasal hareketlerin izlenebilmesinde kullanılmaktadır.
e-Defter modülü ile gönderilmiş olan e-defter ve beratların Orka ile arşivlenmesi oldukça basittir. e-Defter gönderiminden sonra kayıtlarınız otomatik olarak bulut sisteminde arşivlenir.
e-Defter Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Temel kullanım amacı açısından ilk paragrafta açıklanan e-defter uygulaması, Vergi Usülleri Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) tarafından tutulması zorunlu olan defterlerin dijitalleştirilmiş halidir denilebilir. Şirketlerin, ödemesi zorunlu olan vergileri için bu defterlerin tamamen doğru ve hassas bir şekilde kayıt altında tutulması gerekmektedir. Çünkü bu defterler şirketin para giriş ve çıkışlarının açık bir şekilde tespit edilmesini sağlamaktadır. E-Defter uygulaması bu açıdan hem kayıt hem de denetleme amaçlı olarak kullanılabilmektedir ve elektronik ortamda kolay bir şekilde tespit imkanı sunmaktadır. E-Defter nedir denildiğinde bu tanım ortaya konulabilir. Bunlara ek olarak e-defterin sağladığı çeşitli avantajlar da bulunmaktadır. Şirketler açısından bu avantajlardan birisi e-defter uygulaması kullanılmaya başladıktan sonra artık Gelir İdaresi Başkanlığı’na herhangi bir içerik ibrazı gerekmemektedir. Şirkete ait defter kayıtlarının Gelir İdaresi Başkanlığı’na ibrazında artık özet olarak tanımlanan ve ‘’berat’’ olarak adlandırılan bilgiler gönderilmektedir. Uygulama gereği, başkanlık tarafından belirlenen formatta ve standartlarda kayıt altına alınan e-defter bilgileri, herhangi bir baskı alınmadan oluşturulur. Bu kayıtların değişmez olduğu ve kaynak açısından güvenilir olduğu da garanti alına alınır. Gerçek kişiler bu güvenilirliği elektronik imzayla, tüzel kişiler ise mali mühür uygulaması sağlamaktadır.
e-Defteri kimlerin kullanabileceği de yine kanunlarla belirlenmiştir. Bu kapsamda, e-fatura uygulaması kullanmak zorunda olanlar, denetimi bağımsız kuruluşlarca yapılan şirketler ile birlikte 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının e-Defter uygulamasından yararlanma zorunluluğu bulunmamakla birlikte isteğe bağlı olarak uygulamaya dâhil olabilirler. Bunun yanı sıra defter tutma işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştirmek isteyen vergi mükellefleri de isterlerse e-Defter başvuru işlemlerini gerçekleştirerek bu uygulamadan istifade edebilirler.
e-defteri kimlerin kullanabileceğinin yanı sıra ilgili tarafın aynı zamanda çeşitli koşulları da yerine getirmesi gerekmektedir. Bu koşulların yerine getirilmemesi durumunda, e-Defter başvurusu gerçekleştirememekte veya e-Defter uygulamasından faydalanamamaktadır. Bu kapsamda, işletmelerin e-Defter kullanabilmesi adına gerçek kişiler için nitelikli elektronik imza sertifikası ve tüzel kişiler için mali mühür sahipliğinin olması zorunludur. İlgili doğrulayıcı imza ve mühürlerin kullanılabilmesi için aynı zamanda uyumlu yazılımın da satın alınması bir gerekliliktir. e-Defter bildirim, kayıt, onay ve saklanması işlemleri için bu iki zorunluluğu sağlayacak olan yazılımın da onaylı olması gerekmektedir. Tüm hazırlıkların ve koşulların sağlanmasının ardından başvuru işlemi gerçekleştirilebilir ve e-Defter tutma hakkı elde edilir.
e-defter uygulamasının şirketler açısından sağladığı önemli avantajlardan birisi olarak kolay kayıt ve beyan öne çıkmaktadır. Burada beyan noktasında ‘’berat’’ adı verilen dijital belge önemli bir yere sahiptir. Gelir İdaresi Başkanlığı’na kayıtların ibrazı için oluşturulan berat, bir nevi şirket adına finansal özet olarak gösterilebilir. e-Defter saklama ve kayıt tutma amaçlı kullanılan portaldan otomatik olarak çıkarılabilen berat belgesinin GİB’e dijital imza veya mali mühür ile ibrazı sonucunda kayıtlar yasal duruma gelir. Şirketler tarafından en çok merak edilen bir diğer konuda e-Defter verme süreleri olmaktadır. Burada da yasal düzenlemeler gereği, elektronik defter kaydı tutan mükelleflerin yevmiye ve büyük defterlerine ait beratlarını ilgili ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar ibrazlarını gerçekleştirmeleri gerekmektedir.
Firmalar açısından düşünüldüğünde e-defter uygulamasının ve bu sisteme geçmiş olmanın çok sayıda avantajı bulunmaktadır. Genel olarak zaman tasarrufu ve güvenilir belgelemenin dikkat çektiği bu avantajlardan bazıları şu şekilde sıralanabilir:
- e-Defter portal aracılığı ile zamanı geldiğinde yükleme yapabilmek için finansal verilerin kayıt altına alınması ve derlenmesi daha kısa sürede tamamlanır. Bunun yanı sıra ilgili kayıt ve kontrol işlerini gerçekleştirmek üzere gerekli olan personel gerekliliği de ortadan kalkar.
- Defterin onaylanması ve basılması için yapılan harcamalar da bu uygulama sayesinde tasarrufa dönüşmektedir. E-Defterin ibrazında, ilgili finansal akışların takip edildiği defterlerin noter onayının yanı sıra kağıda basılmasına yönelik maliyetler de ortadan kalkmaktadır.
- Firmalar için yasal bir zorunluluk olan, onaylı defterlerin 5 yıl süreyle saklanması da dijital ortamda yapılan kayıtlar neticesinde ortadan kalkar. Bu noktada da hem zaman hem de mekan tasarrufu oluşur. Dijital ortamda oluşturulan belgeler sistemde 10 sene süreyle saklanabilmektedir ve e-Defter saklama programı aracılığıyla arzulandığında tekrar kontrol edilebilmektedir.
- e-Defterde bir hata söz konusu olduğunda, fiziksel defter formatındaki kayıtlara kıyasla düzeltme daha kolay olmaktadır.
- Global şirketler için bu defter sisteminin uluslararası geçerliliği avantajı vardır ve sistemsel açıdan daha pratiktir.
- Defterlerin üretiminde ağaçlar kullanılmaktadır ve e-defter uygulaması kullanıldığında ağaçların kesilmesinin de önüne geçilmektedir.
- Şirket ve gerçek kişiler tarafından e-Defter uygulamasına geçişte iki seçenek vardır. Bunlardan birisi yazılım, onay ve gerekli evrakların ibrazının doğrudan şirket tarafında gerçekleştirilmesidir. Bu seçeneğe göre:
- Firmalar eğer tüzel kişiliğe sahipse mali mühür temin etmelidirler. Gerçek kişiler ise nitelikli elektronik imza sertifikası alınmalıdır.
- Ardından başvuru işlemini gerçekleştirmeden önce e-Defter uygulamasının kurulumunu gerçekleştirmeleri ve GİB’den onay almaları gerekmektedir. Tüm başvurular tamamlandıktan sonra başvurunuzun onaylanıp onaylanmadığını ise e-Defter sorgulama işlemini e-defter sitesi üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.
- Özel entegratör desteği ile kurulu, kayıt, onay, arşiv hizmeti almak. Bu yolun tercih edilmesi durumunda, firma adına tüm işlemler özel entegratör aracılığıyla gerçekleştirilir. Şirket dilerse hizmet aldığı tarafa ait yazılımı veya kendi sunucusu üzerinden ilerlemeyi tercih edebilir. Eğer hizmet alınan tarafın yazılımından faydalanılırsa, şirketin herhangi bir işlem yapması gerekmez veya bu işlemler için bir personel ihtiyacı olmaz. Sonuç olarak finansal kayıtların hazırlanmasında ve ibrazında büyük bir tasarruf oluşur.
- Şirket ve gerçek kişiler tarafından e-Defter uygulamasına geçişte iki seçenek vardır. Bunlardan birisi yazılım, onay ve gerekli evrakların ibrazının doğrudan şirket tarafında gerçekleştirilmesidir. Bu seçeneğe göre:
- Firmalar eğer tüzel kişiliğe sahipse mali mühür temin etmelidirler. Gerçek kişiler ise nitelikli elektronik imza sertifikası alınmalıdır.
- Ardından başvuru işlemini gerçekleştirmeden önce e-Defter uygulamasının kurulumunu gerçekleştirmeleri ve GİB’den onay almaları gerekmektedir. Tüm başvurular tamamlandıktan sonra başvurunuzun onaylanıp onaylanmadığını ise e-Defter sorgulama işlemini e-defter sitesi üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.
- Özel entegratör desteği ile kurulu, kayıt, onay, arşiv hizmeti almak. Bu yolun tercih edilmesi durumunda, firma adına tüm işlemler özel entegratör aracılığıyla gerçekleştirilir. Şirket dilerse hizmet aldığı tarafa ait yazılımı veya kendi sunucusu üzerinden ilerlemeyi tercih edebilir. Eğer hizmet alınan tarafın yazılımından faydalanılırsa, şirketin herhangi bir işlem yapması gerekmez veya bu işlemler için bir personel ihtiyacı olmaz. Sonuç olarak finansal kayıtların hazırlanmasında ve ibrazında büyük bir tasarruf oluşur.